マンション管理の基本！総会の準備・進め方と必要なもの

マンション管理を行うにあたって、1年に1度は総会を開く必要がある。

総会はマンション管理の重要事項を決める場所なので、失敗は許されない。

総会を成功させるためには、事前の準備が必要になる。

そこで今回は「総会の準備と進め方」を解説する。

そもそも総会とは何か？

総会とは、マンションの管理組合における最高の意思決定機関である。総会はマンションの住人全体が参加し、マンションの規約設定や理事長の選任・解任など、多くの重要事項を決定する。そのため、少しでも多くの住人が参加できるように配慮しなければならない。

準備その1. 議案を作成する！

まずは、総会でどのような議案について話し合うのかを前もって決めなければならない。総会では事前に通知した議案以外を決議することはできないので、少しでも気になることがあるなら、遠慮せずに議案として提示することが大切だ。

また、以下の4つは必ず総会の議案にする必要がある。

管理会社との管理委託契約の締結

マンション管理では、管理会社と契約を交わして多くの管理を代行してもらっている。そのための管理委託契約の締結に関しては、議案に上げるべき項目だろう。

役員の選任・解任

マンションの管理は、住人全体の持ち回りで行われることが多い。毎年役人の選任・解任が行われるのが通常だ。

決算と予算案

管理費や修繕費がどのように使われたのかという決算と、来年度の予算をどのように振り分けるのかという決算案は必ず必要になる。お金が正しく使われたかどうかは住民が最も気にするポイントだ。

これまでの事業報告・これからの事業計画

「どのようにして組合運営を進めてきたか」また「これから組合運営をどうしていくか」といった事業計画も必ず必要になる。組合が正しく運営されていないと、マンション住民全体の不信感が高まり、住民同士の助け合いが機能しなくなるからだ。

準備その2. 総会の日程を決める！

議案を作成したら、次は総会の日程を決める。

その際、少しでも多くの住人が参加できるように日程を調整することが重要だ。できるだけ早く日程を決め、住人が予定を調整しやすくするなどの配慮が必要になる。

開催場所に関しては特に規定はない。マンションの敷地内にあるスペースを利用したり、マンションの近隣にあるレンタルスペースを借りたりするのが良いだろう。

準備その3. 総会の開催を通知する！

総会の日程と開催場所が決定したら、それを住人に通知する必要がある。通知するときには、以下のものを添付するように決まっている。

1. 出席届

出席届を配り、住人が出席するか欠席するかの確認を取らなければならない。確実に出欠状況が把握できれば、当日の総会でどれほどのスペースが必要になるかも確認できる。

2. 委任状

住人が総会に参加できない場合、総会に参加した人間に議案の決議を委ねることを確認する資料が「委任状」だ。この委任状にサインすることによって、総会に参加した人たちで議案の決議を進めることができる。

3. 議決権行使書

事前にどのような議案があるかわかっている場合、その議案に対する賛否を確認する資料が「議決権行使書」となる。この資料があると、当日に総会へ参加しなくても議案の決議に参加することができる。

4. 議案書

「現在どのような議案が出ているのか」を解説する資料が「議案書」だ。この資料を住人に送ることで総会の内容を把握したり、議決権行使書で議案の賛否に参加したりできる。

毎年行われる総会だが、準備だけでもこれだけの手間を必要とする。大変ではあるが、今回紹介したことを実践すればきっとうまく総会を行うことができるだろう。しっかりと準備して、良い総会にしてくれ！

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