マンション管理の基本！組合運営のコツ

マンションを購入したときは、マンションの住人全体で建物や敷地の管理を行わなければならない。法律で定められていることなので、希望の有無にかかわらず、マンションの住人は組合員ということになる。

組合の運営を任された人間は、多くのマンション住人が快適に過ごせるよう、リーダーシップを発揮しなければならないわけだから、大切な役目だと言える。

そこで今回は、マンション管理の基本である組合運営のコツを解説する。

現状がどのような状況なのか把握すること！

まずはじめに重要なのは、「マンションの管理状態が今どのような状況なのかを把握する」ことだ。現状を知らなければ、適切にマンションを管理することはできない。一般的には、「新旧役員会の引継ぎ」でマンションの現状を把握することになる。マンションでは、常に多くの課題が発生するものだ。

• とある家庭から、夜7時を過ぎているのにピアノの音が聞こえてくる
• 駐輪場に1人で何台も自転車を置く家庭がある
• マンションの管理費を支払っていない
• 老朽化のため、外壁を改修する予定である

このように、マンションには多くの課題がつきものだ。これらの課題を的確に把握することが、組合運営のコツになる。

年間スケジュールを決めておくこと！

マンションの管理組合の年間スケジュールは、必ず最初に計画しておくべきだ。年間スケジュールを元に組合運営を行えば、役員同士のコミュニケーションもはかりやすい。

例えば、理事会の開催日は、あらかじめ1年分決めておくことが大事だ。理事会の開催日を決めておかないと、家族旅行や休日の遊びなどの予定とバッティングしてしまい、すべての理事が集まる機会が取れなくなってしまうからだ。 理事会は多いところで月1回開催される。

また、予定より長引いてしまうことも多いので、それを見越して長めの時間を確保することが重要だ。

すべての住人が理事を経験するように持ち回り制にすること！

理事の選び方にも注意が必要だ。 自分に理事が回っていないことがわかっていると、その住人はマンションの管理に関心を持たなくなってしまう。そうならないためにも、順番に理事の順番が回ってくるように組合を運営しなければならない。

自分にもいつか理事の役割が回ってくることがわかっていれば、マンションの住人は普段からマンション管理に関心を持つ。こうすることによって、「近隣トラブルの問題」「建物内部の破損」などの報告が、管理組合まで迅速に上がってくることになる。住人の一部に責任が集中しないように、注意してほしい。

理事会で発言することを先に考えておくこと！

理事会は、多くても月に1回程度しか開催されない。そこで、理事会が開催されたときは、円滑に議論が進むように考えることが大事だ。

マンションのこれからの方向性を決定するのは理事会だが、決定までには多くの提案がなされるだろう。

• 近隣に不審者がいるので、監視カメラを増やせないか？
• ゴミの分別が守られていない。マンションの住人同士で分別を徹底できないか？
• 管理会社に代行している作業を減らして、管理費を削減できないか？

このような提案を理事会の開催中に考えるようでは遅い。

理事会が開催されるまで発言する内容を整理し、「どのようにしてそれを実現するか？」といった具体的計画まで考えておくことが重要になる。

このように、マンションの組合運営にはコツがある。

毎年理事が入れ替わることがほとんどなので最初は慣れない作業だとは思うが、あたふたしないように、組合運営のコツをマンションの住人全体で共有してほしい。

副理事と理事の人数目安

マンション住人のまとめ役は、とても大役なイメージがついてしまうがマンション管理組合理事会とは何人くらいで管理するものなのか、参考までに解説しよう。

マンション管理組合理事会の理事の人数は決まりがあるわけではない。マンションの規模などによって変わる。当然、マンションの戸数が多くなるほど、マンション管理理事会の規模も大きくなり人数も多くなるのが一般的だ。

人数の決まりはないが、理事長と副理事長は必ず置かなければいけない立場となる。理事長ともなると管理組合の代表者となるわけだから、区分所有法では管理者となる。

• 副理事長/100戸程度のマンションで2名ほど
  副理事長の役目となるのは、理事長の補佐役を務める。理事長が何らかの事情で職責を果たすことができなくなったとき、副理事長は理事長代理として職責を任されることになる。
• 理事/100戸程度のマンションで3~5名ほど
  理事の役目となるのは、会計、防災、広報など様々な役職を担当することになる。複数の役職をひとりが兼任する場合もある。

理事の他に監事も選出

マンション管理組合は監事の役割も選任する。理事と理事会の監査役を果たすため、マンション管理組合とは別に選任しなければならない。詳しい職責は財産状況の確認などをするのだ。

理事の業務や管理組合に疑わしい不正や問題が発覚した場合には、臨時総会を招集することができる。幹事は他の理事とは違い決議に参加することはできない。マンション管理組合の悪を見破る大切な職責となるのだ。実際にマンション管理組合の理事長が組合口座から不正に引き出し着服していた事件もあるのだ。世間ではひどい話だと言われるニュースだが、すぐに忘れ去られる小さな事件とも言える。

だが、実際に自分が住んでいるマンションでそんな事件が起きたとしたら、生涯忘れられない大事件となるだろう。そんなことを未然に又は最小段階で防ぐ職責が監事となる。マンション管理理事会に住民が信用してお金を預けられる環境をつくるのも幹事の役割と言ってもいいのだ。

理事の任期

理事の任期として、理想的なのは任期2年、1年ごとに半分の理事を入れ替えていく方法だ。ただし、理事の任期は2年未満で交代するマンションが多いようだ。また、理事内が全員同じ時期に交代するマンションも多いのも事実だ。同じ時期に交代することで、マンション理事会の引継ぎが完全に行われることが難しい実態がある。

また、継続して同じ者が理事を務めるということもあるが、特に理事長などが継続して職責することになると、マンション管理においていいとは言い難い。理事長ひとりがマンション内の権力を持つ雰囲気になることも有り得るのだ。

それだけじゃない。例えば、マンション管理会社などマンションに携わる業者と、深い関わりとなることで公平な判断ができにくくなる心配があるのだ。

事情があって理事ができない住人もいる

マンション管理理事会について、面倒に感じ御免だと思う者もいるだろう。そこで誰かひとりが「理事会の職責を引き受けることができない」という者が出てきたら、「うちも引き受けることができない」という住人が多く出てくることが予想される。しかし引き受けられない事情にも仕方ない場合があるのだ。

例えば、高齢者夫婦2人が住む家で片方が寝たきりになってしまい、片方が介護をするようになった場合だ。こんな状態ではいくら持ち回り制の約束があったとしても、理事を任せるのは無理がある。そんな場合は、他の者が代わりに職責することになる。マンション住人全員で協力し合うことも、大切となることもあるのだ。