マンション管理業者の契約と業務委託契約書のポイント

マンション管理を管理業者に委託する場合、委託する契約を結ぶことになる。その際に委託契約の書類を交わすことになるが、しっかりと内容を確認しておかなければいけない。

契約書に記載されていない内容や範囲は、管理義務がなくなるので、行ってもらうべき内容は盛り込んでおこう。

マンション管理委託で契約書に法律的に盛り込まれるべき内容

日本では平成12年に「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」が定められている。[注1]

これは管理会社はマンション管理士を設置したり、「契約成立時の書面」を交付することが含まれている法律だ。

しかしその契約内容自体は充分な内容を検討した上で契約をする必要があるとされながらも、どの内容を必ず盛り込まなければいけないと決まっているものでない。管理会社と管理組合にて内容を吟味しなければいけないのだ。

もちろん法律にないからと契約書に記載しなくてよいわけではなく、契約にあたりトラブルを防ぐために記載するべき重要内容として国土交通省が定めた指針がある。［注2］

この指針の内容を以下に大まかに記載するので、参考にして作成してみてほしい。

まず契約書には委託を契約する管理組合と管理会社のお互いの名称、続いて管理を委託するマンションの情報も必要だ。マンション名や所在地、面積等に加えて専有部分の戸数等がある。

また管理対象部分として、エレベーターや駐車場など管理対象となる部分、そしてどんな業務をするかを記載しておく。例えば清掃業務や事務管理業務などだ。管理業務を第三者に委託できることや、その場合管理責任は管理委託会社にあることも明記しておこう。

契約時に長期修繕計画を立てることがあると思うが、見直しが必要となることもある。マンションの状況によって、管理会社は長期修繕計画の見直しを管理組合に提案できることも記載しよう。

管理委託する上での費用金額と、その支払方法は必ず記載しておくべき内容だ。また災害などの緊急事態の際に、承認をえずに対応を実施できることや、それにより発生する費用を管理組合に伝えることも盛り込んでおくのが望ましい。

管理会社に委託すると管理費の徴収代行してくれる際は、これらの収支状況を書面で何日までに提出するかを記載しておこう。

また管理会社が督促を行っても支払わないケースの責任は管理組合にあり、その後の請求は管理組合が行うのが公表されている指針だ。

事前に督促の方法などもしっかり記載し、どこまで管理会社がすれば督促をしたと判断するのか定めておこう。

管理会社は管理組合から受け取った住民等の個人情報を漏洩させてはいけず、正しい取扱をすることを平成29年に新たに記載する指針を公表した。［注3］

また、このときに同様に指針に追加された内容として、反社会勢力、つまり暴力団の排除の点もある。

起きてほしくないことだが、管理会社が管理業務を放棄した際に管理契約を解除できることも記載しておこう。国土交通省の指針では、管理会社の破産や解散、マンション管理業としての登録を削除されてしまったときには契約解除できると記載するのが望ましいとしている。

こうしたトラブルが発生する状態ではなくても、通常の解約の場合には何ヶ月前から申し入れができるかや、この書面による契約期間も必要だ。

実際に管理を委託してから、話が違ったということにならないよう、管理会社も管理組合もしっかりと内容を話し合い、契約書面で不審に思った点があればすぐに伝えるべきだ。

特に管理業務内容が思っていたよりも回数が少ないなどのトラブルは、事前に日常的にどんな業務をおこなうか、定期点検はどの部分をおこなうのかなどを細かく記載しておくことで防ぐことができる。

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私、萬所トラヲは、大阪のとあるマンションで理事長を拝命し、コミュニティの快適さを追求する毎日。このたび新たにマンション管理会社を探すことになり、さまざまな情報を調べたので、みなさんにも参考にしていただければ幸いである。