マンション管理と理事会について

マンションの理事会とは？

マンションの理事会は、マンション管理組合の業務を執行する組織のことです。一般的なケースとしてマンションの区分所有者が集まり、管理組合を結成します。結成後は規約に基づいて、理事会を設置。管理組合の業務を担うという仕組みです。

理事会で行う主な業務は、支予算や長期修繕計画案の策定など管理面が中心ですが、詳細は管理組合の規約や区分所有者の集会で定められます。管理組合が法人である場合は、理事の設置が法令上の義務です。理事会構成員の中から選出された理事長は、規約によって区分所有建物の管理者として選出され、必要な職務にあたることになります。忙しい管理組合のなかには、役員が毎年交代しているようなところもあります。

マンションの理事会の必要書類

特に管理しておくべき書類は？

マンションの理事会の必要書類の中で重要度が高い書類は、総会議決の記録や金銭収支記録です。議決文書やお金に関する文書は、管理を徹底する必要があります。理事会の議事録は法的には作成・保管は義務付けられていません。ですが、管理規約では理事会議事録の作成を義務づけているケースが多く、所属している組合員が閲覧できるように整えているでしょう。

他にも、修繕計画のときに必須となる工事記録や理事会・各種委員会などは適切な管理が望ましいです。工事保証書は、保管するだけでなく保証期間についても確認や共有が必要。重要な書類は、マンションのトラブルから訴訟が起きた場合の証拠書類として扱えるためです。管理組合の書類は、証拠や記録のためにも保存が必要不可欠となります。

構成員の入れ替えにも備えた管理・保存

新しい構成員が管理組合の状況を正確に確認できるようにしておかねばいけません。日ごろから整理・保管といった管理を行わないと、スムーズに進まなくなります。保存や廃棄する書類の基準を明確にし、保管場所の検討などを定めておく必要があります。理事会議事録などは、建物の見やすい場所に掲示すると管理規約で決めているマンションも多くなってきています。理事会が本当に開かれており、どういった話し合いが行われているかなどを組合員に伝えることができるためです。丁寧な運営がされている管理組合では、お便りを発行しているところもあります。お便りを通じて理事会で話し合われたことを組合員に報告すれば、理事会の意志も伝わりやすくなります。理事会の業務次第でマンションの維持や住人の定着率が変わるため、大事な役割を持った組織です。