用意されているサービスの種類

現在、自分たちで管理を行っている管理組合の場合は、専門会社にお願いすることで負担が減るだけでなく、生活の質が上がるようなサービスが期待できる。

管理会社に業務を委託すると、どのようなサービスを行ってくれるのか、その具体例を見ていくことにしよう。

管理組合の運営に関するサービス

管理組合はマンションでの生活を快適に維持するために、さまざまな業務を行わなければならない。一例を挙げると、建物や設備の管理、修繕のための積立金や管理費の徴収、共有部分の清掃や維持、組合員同士の交流を深める活動やトラブルの解決などだ。

マンションの管理組合は、多様な意見を持つ居住者で組織されているから、それらひとつひとつの業務を行うかどうかを検討するところから、実際に行い、結果報告までを理事会や総会で審議して、皆の意見を聞いてから決定しなければならない。

この煩雑な組合運営をサポートしてくれるのが管理会社である。決定権は理事会や総会にあるが、その基本にある事務作業などを行ってくれるのだ。

管理会社は、この管理組合運営サポートを基本業務としているようで、ほぼすべての会社が以下のようなサービスを提供している。

管理組合の行わなければならない大切な業務のひとつに、組合員から預かった資金を管理する業務がある。

その内容は、毎月の管理費や修繕積立金、駐車場代やその他の施設使用料など、居住者から受け取って支払いを行なったり、保管用口座へ積立を行うというものだ。

毎月きちんと納めてくれる居住者ばかりならいいが、なかには滞納してしまう人もいて、督促するのがかなり面倒なもの。管理会社へ委託すれば、この業務をすべて代行してくれる。

ほとんどの管理会社は、出納用口座、積立用口座などを管理組合名義で用意し、居住者から口座振替で集金して現金を扱わないようにしている。銀行の届出印は理事長が管理するので、管理会社が勝手に口座から出金することもない。不正が行われないように、安全に管理してくれるのだ。

管理会社が、以下のようなサービスをスムーズに行ってくれることで、管理費用や修繕積立金に関するトラブルも避けられる。

管理会社から派遣されてくる管理員は住み込みで業務を行う場合と、通いで行う場合がある。

どちらも研修をきちんと受け、管理員としての応対や日常的な点検、修繕スキルなどを身に付けており、おもに共用部分の日常清掃や建物の点検、設備の点検、簡単な修繕などを行う。管理組合の運営サポートとして、総会や理事会の書類の準備、総会後の報告などもやってくれる。

規模が大きな管理会社の場合、管理員にあたるフロントスタッフと、運営サポート担当のスタッフ、会計担当のスタッフなど、複数で業務を行っている場合もある。

以下に、ちょっと変わったフロントサービスを行っている会社の一例を挙げてみよう。

大手デベロッパー系管理会社の《大京アステージ》の場合は、管理組合運営サポートをマンションアドバイザーと呼ばれるスタッフが行い、会計業務は専門の部署が、日常の管理業務はマンションサポーターというスタッフが行う、という3者によるバックアップシステムを取っている。
独立系管理会社《JNコミュニティ（旧：エヌエス管理）》では、管理員が行う日常的な清掃作業を、主任管理員や営業担当者が巡回してチェックし、共有部分の美観の確認を行っている。
独立系管理会社《日本ハウズイング》では、管理員のスキルアップに力を入れているそうで、例えば、AEDの操作や心肺蘇生などを的確に行えるよう、応急処置技能検定を受講し、資格取得を行っている。認知症サポーターの講習を受けた管理員も多い。

多くの世帯が暮らすマンションは、建物や設備の点検や保守だけでも大変な作業である。日常的な点検に加えて、定期点検や法定点検などを様々な箇所で行わなければならないからだ。

しかし、専門的な技術や知識が必要なので、素人が管理するのには無理がある。

その点、管理専門会社に依頼すれば、それらの点検や保守、修繕工事、大規模なリフォームなどを計画し、管理してくれるわけだ。

管理会社では、自社スタッフで大規模な修繕工事までを行う場合もあるし、他業者に委託する場合もあるが、いずれにしても計画を立てて契約から工事完了までを管理してくれる。

以下に一例として挙げている会社では、設備の点検や保守、修繕で独自のサービスを行っている。

独立系管理会社の《旭中央》では、設備機器の改修の際に省エネタイプを採用したり、修繕工事の無駄を削減し、修繕改修コストを削減する努力を行っている。
《JNコミュニティ（旧：エヌエス管理）》では、日常の清掃や修繕業務を、専門家による研修を受けたスタッフが担当し、熟練のフロントスタッフと常に連携を取っている。大規模修繕についても適した時期に提案を行う。

最近のマンション管理会社は、24時間の緊急対応が標準となってきている。管理員が常駐していない場合でも、異常を感知するセンサーで緊急通報したり、24時間対応する電話窓口を設けたりして緊急のトラブルに対応しているところが多い。

以下に一例として挙げた会社のように、独自の緊急対応システムを設けているところもあるので要チェックだ。

《旭中央》では、「IMS」という管理システムで、マンションの消防設備やエレベーター、駐車場やポンプ設備を動画で遠隔監視し、制御を行っている。対話用カメラを設置しているので、管理員の仕事をオペレーターが担当することで人件費の削減も可能。
関西電力グループの管理会社《関電コミュニティ株式会社（旧：アーバンサービス）》では、独自の緊急対応システム「ユーメックス」を採用している。センサーで感知して警備員が駆け付ける、機械と人との長所を組み合わせた管理システムである。