マンション管理組合での総会議事録の書き方

マンション管理組合での総会議事録の書き方や記載内容、作成期限、保管方法などについて紹介します。

総会議事録とは

議事録とは、会議や打ち合わせで話し合いの内容や取り決めを記録した文書のことです。総会議事録は、マンションの総会で話し合わせた内容を記録します。

議事録の目的は、会議で議論された内容を忘れないようにすることや、会議参加者や関係者内で情報を共有すること、決定事項などを明確にすること、参加者間の認識違いや把握漏れを防止することです。ただ会話内容を羅列するのではなく、情報を整理しながら分かりやすく作成することが求められます。

総会議事録の記載内容

総会議事録には、議案の経過要領とその結果を記載する必要があります。議事の経過とは議題や議案の討議内容と採決方法のことで、これらの要点を議事録へ記録します。

議事の結果とは、採決の結果を指します。つまり、総会で議案が賛成多数で可決されたのか、否決されたのかについてのことです。

作成期限について

総会議事録の作成期限は、区分所有法や標準管理規約には記載がありません。ただし、あまり時間をかけすぎると総会に出席した区分所有者の方の記憶も薄れてしまいます。そのため、総会議事録は2週間を目途に作成することがおすすめです。

なお管理組合法人の場合は、主たる事務所の所在地において設立や変更の登記を議事録に添付する方法で2週間以内にしなくてはならないとされています。変更の登記とは、管理組合の役員の変更も含まれます。昨年度と同じ方が役員を継続する場合でも「重任」という形で登記申請が必要です。

つまり法人化された管理組合では、役員の選解任や重任を決議した総会において、遅くとも2週間以内には議事録を完成させておく必要があるということです。

総会議事録の保管方法や期間

議事録は、基本的にマンションの理事長といった管理者が保管します。規約の保管は、建物内の見やすい場所に提示する必要があります。標準管理規約において、理事長は所定の掲示場所に議事録の保管場所を掲示しなければいけません。

保管期間については、区分所有法や標準管理規約に特に規定がありません。ただし、総会決議の無効を主張する期間にも制限がないため、保管期間を定めることなく永久保存しておくことが望ましいでしょう。また、管理者が総会の議事録を保管しない場合には罰則（20万円以下の過料）が科されるため注意が必要です。

議事録閲覧請求への対応

利害関係人からの議事録閲覧請求があった場合、議事録を保管する者は正当な理由がある場合を除いて規約の閲覧を拒むことはできません。一方、標準管理規約では「理事長は議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない」とあり、この場合の閲覧は相当の日時や場所などを指定することができるとされています。

なお、「利害関係人」とは、敷地や専有部分に対する担保権者、差押え債権者、賃借人、組合員からの媒介の依頼を受けた宅地建物取引業者など、法律上の利害関係があるものを指します。単に事実上利益や不利益を受けたりする者、親族関係にあるだけの者などは対象ではありません。管理者が、正当な理由もないのに総会の議事録の閲覧を拒んだ場合においても20万円以下の罰則が科せられます。

総会議事録作成に関するポイント

作成義務は議長にある

マンション標準管理規約によると、作成義務は議長にあると定められています。通常だと総会の議長は理事長が行うため、多くの場合は理事長に作成義務があるといえるでしょう。しかし、理事長以外の区分所有者の発案によって総会招集が行われた場合、招集者が議長となるためその人に議事録作成義務があります。

形式上は議長の義務である議事録の作成ですが、実際には管理組合の担当者が下書きを作成して議長が確認・修正を行う流れが多いようです。この場合でも議事禄作成責任者は議長にあるため、実際の総会の内容と相違がないようしっかりチェックしましょう。

配布前提で作成する

総会議事禄は、配布する前提で作成します。完成した議事録は、各区分所有者の元へコピーを配布することが一般的です。議事録を作成するときには、個人情報の記載や個人が特定できる書き方をしないように注意しましょう。

また、総会での質疑応答の記録については区分所有法や管理規約による定めはありません。すべての質疑応答を議事録に記録してしまうと読みづらくなってしまうため、不要な箇所は省略しても大丈夫です。ただし、採決に影響を及ぼすような重要な質疑応答部分については、後々確認できるようしっかり議事録に記録しておきましょう。

議論の内容を録音する

総会で決議された内容について、後から不平不満が出ることもあります。後々「言った・言わない」で揉めないよう、総会での議論はレコーダーなどで録音しておくと安心です。

録音する際には、総会の冒頭で会の内容を記録する目的でレコーダーを使用することについて参加者から了承を得ることを忘れないようにしましょう。

不正な議事録への罰則に注意

不正な議事録を作成すると罰則を受ける可能性があります。「区分所有法・第三章　罰則」では、議事録の作成を怠った場合や議事録に記録すべき事項を記載しなかった場合、虚偽の記載をした場合には、20万円以下の過料に処されることが定められています。

例え面倒であっても、刑罰の対象にならないよう気を引き締めて作成するようにしましょう。

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